Instrukcje szczegółowe dotyczące wypełniania wniosków w sprawie realizacji w 2013 r. zadań "Programu na rzecz społeczności romskiej w Polsce"

18.05.2015

UWAGA:

Przed wypełnianiem wniosku należy koniecznie zapoznać się z „Informacją na temat mechanizmu przedkładania wniosków, procedury wyboru zadań do realizacji oraz przekazywania środków na realizację zadań objętych Programem na rzecz społeczności romskiej w Polsce” w 2013 r. (dokument dostępny na stronie Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji - https://mac.gov.pl/wp-content/uploads/2011/12/INFORMACJA-2013.pdf

 

 

FORMULARZ WNIOSKU

Formularz wniosku w sprawie realizacji zadań „Programu na rzecz społeczności romskiej w Polsce” stanowi załącznik nr 1 do ww. Informacji.

UWAGA:

-         Każdy projekt powinien obejmować jedno zadanie i musi zostać zgłoszony na odrębnym formularzu. Niedopuszczalne jest umieszczenie na jednym formularzu kilku różnych projektów nawet wówczas, gdy realizowane są one w ramach jednej dziedziny (przykładowo - innymi projektami są zakup podręczników, zakup wyposażenia świetlicy integracyjnej, dofinansowanie udziału uczniów w „zielonych szkołach” - powinny one zostać złożone na trzech odrębnych formularzach). Należy jednak mieć na uwadze, aby sztucznie nie mnożyć liczby projektów (np. należy złożyć jeden wniosek na prowadzenie świetlicy integracyjnej, a nie kilka odrębnych wniosków na opłaty eksploatacyjne, zatrudnienie opiekuna świetlicy, zakup gier edukacyjnych na potrzeby świetlicy itp.).

-        Projekty powinny obejmować realizację zadań wynikających z Programu.

-        Przy tworzeniu wniosków należy pamiętać o konsultacjach z przedstawicielami społeczności romskich i o kontynuacji tej współpracy w trakcie realizacji zadania.

 

 

 

TYTUŁ ZADANIA

W rubryce „Tytuł zadania” podajemy tytuł zadania, którego dotyczy wniosek. Tytuł powinien odzwierciedlać zakres realizowanego zadania.

 

DANE WNIOSKODAWCY

(CZĘŚĆ A WZORU WNIOSKU)

 

W rubrykach „Uczestnik” i „Wykonawca” (część A, pkt. 1 i 2 wzoru wniosku) Programu należy wpisać następujące dane: „nazwę”, „województwo”, „powiat”, „gminę”, „miejscowość”, „adres siedziby”, „telefon”, „fax”, „e-mail” (w przypadku podmiotów niezaliczanych do sektora finansów publicznych należy wpisać nazwę i adres wnioskującego podmiotu zgodny np. z aktualnym KRS-em). O ile „Uczestnik” lub „Wykonawca” Programu nie dysponują faxem, telefonem bądź adresem mailowym należy umieścić w odpowiednim miejscu słowo „brak”.

UWAGA:

-         „Uczestnik Programu” (część A, pkt. 1 wzoru wniosku) to podmiot posiadający osobowość prawną i ponoszący odpowiedzialność prawną za realizację zadania. „Wykonawca Programu” (część A, pkt. 2 wzoru wniosku) to podmiot bezpośrednio realizujący zadanie. Rozróżnienie to powstało w celu właściwego opisu sytuacji, w której zadania Programu realizują (wykonują) podmioty posiadające samodzielność organizacyjną, lecz nie posiadające osobowości prawnej. Takim przykładem „Wykonawcy” będą np. szkoły, świetlice środowiskowe, gminne ośrodki pomocy społecznej, domy kultury, oddziały terenowe organizacji pozarządowych itp., których organem prowadzącym/nadzorującym są jednostki samorządu terytorialnego, centralne zarządy ogólnopolskich organizacji itp. Klasyfikowane jako „Uczestnik” będą natomiast jednostki samorządu terytorialnego oraz posiadające osobowość prawną organizacje pozarządowe.

-        Należy jednak zauważyć, że często - posiadający osobowość prawną „Uczestnik” - bezpośrednio i samodzielnie realizuje zadanie. „Uczestnik” jest więc jednocześnie „Wykonawcą”. W takim przypadku, w części A, pkt. 2 wzoru wniosku - Wnioskodawca powinien umieścić frazę „jak wyżej” odnoszącą się do danych umieszczonych w polach przeznaczonych dla „Uczestnika” (część A, pkt. 1 wzoru wniosku).

 

W rubryce „Osoba odpowiedzialna za realizację zadania” - kontakt bezpośredni (część A, pkt. 3 wzoru wniosku) należy podać „imię i nazwisko”, „telefon”, „fax” i „e-mail” osoby, która odpowiada za właściwą realizację danego zadania i z którą należy kontaktować się w przypadku wątpliwości dotyczących wniosku. Z osobą wymienioną w tej rubryce WSOiC LUW w Lublinie będzie się kontaktował w przypadku konieczności dokonania korekt wniosku lub uzyskania wyjaśnień umieszczonych w nim zapisów. W związku z powyższym osoba odpowiedzialna powinna być łatwo dostępna pod numerem telefonu. Powinna także doskonale znać złożony wniosek.

 

W rubryce „Partnerzy” (część A, pkt. 4 wzoru wniosku) należy wymienić podmioty wspomagające Wnioskodawcę przy realizacji danego zadania. Nie muszą to być partnerzy wspomagający zadanie finansowo, mogą to być również podmioty wspierające w dowolny inny sposób jego realizację. O ile Wnioskodawca nie będzie współpracował z innymi podmiotami przy realizacji zadania w rubryce tej należy wpisać słowo „brak”.

UWAGA:

Należy pamiętać, że do kategorii partnerzy należą także media lokalne. Współpraca z nimi może być pomocna przy propagowaniu i monitorowaniu działań podjętych w ramach Programu. Do tej kategorii należeć również będą inne podmioty biorące udział w realizacji zadania (organizacje pozarządowe, placówki oświatowe i naukowe, związki wyznaniowe itp.).

 

W rubryce „Informacja o innych projektach na rzecz społeczności romskiej realizowanych przez wnioskującego lub złożonych wnioskach, w tym wnioskach złożonych w ramach Programu(część A pkt. 5 wzoru wniosku) należy podać projekty na rzecz społeczności romskiej realizowane przez wnioskującego z dotacji MAiC oraz innych środków (np. środków Urzędu Marszałkowskiego, Urzędu Gminy, PO KL, FIO, w tym środków własnych) w roku bieżącym oraz projekty planowane do realizacji w roku następnym. O ile Wnioskodawca nie realizuje tego typu działań należy również umieścić w tej rubryce informacje o tym fakcie.

 

OPIS ZADANIA

(CZĘŚĆ B WZORU WNIOSKU)

 

W rubryce „Miejsce realizacji zadania” (część B, pkt. 1 wzoru wniosku) należy wymienić wszystkie miejscowości, w których Wnioskodawca zrealizuje dane zadanie.

 

W rubrykach „Termin rozpoczęcia realizacji zadania” i „Termin zakończenia realizacji zadania” (część B, pkt. 2 i 3 wzoru wniosku) należy uwzględnić nie tylko czas faktycznej realizacji danego przedsięwzięcia (np. datę koncertu, festiwalu czy termin zorganizowania kolonii), ale również okres poprzedzający (związany z wszelkiego rodzaju przygotowaniami) i okres związany z rozliczeniem zadania. Termin ten powinien być oszacowany racjonalnie, nie ma uzasadnienia dla sztucznego wydłużania terminu realizacji zadania, ani jego nadmiernego skracania.

UWAGA:

-         Realizacja zadania może rozpoczynać się najwcześniej 1 stycznia 2013 r. i kończyć najpóźniej 31 grudnia 2013 r.;

-         Tylko wydatki poniesione w wyznaczonym „Terminem rozpoczęcia i zakończenia zadania” okresie jego realizacji, mogą by finansowane ze środków Programu.

 

W rubryce „Cele zadania” (część B, pkt. 4 wzoru wniosku) należy w krótkiej, zwięzłej formie opisać jaki jest cel realizacji wnioskowanego zadania.

UWAGA:

-         Nie należy mylić celów zadania z działaniami przewidzianymi w projekcie

                (np. CEL: zwiększenie frekwencji dzieci romskich w szkole,

                DZIAŁANIE: ufundowanie stypendium motywacyjnego).

 

W przypadku realizacji przez podmiot dodatkowych zadań edukacyjnych dla uczniów pochodzenia romskiego - w części B pkt. 5 wzoru wniosku - należy podać następujące informacje (dotyczy jednostek samorządu terytorialnego):

  1. informację o zgłoszonej do Systemu Informacji Oświatowej liczbie uczniów pochodzenia romskiego, dla których szkoły organizują dodatkowe zadania edukacyjne (część B, pkt. 5a wzoru wniosku),
  2. informację o wysokości pozyskanej w bieżącym roku zwiększonej subwencji oświatowej (część B, pkt. 5b wzoru wniosku),
  3. informację o sposobie wydatkowania w bieżącym roku pozyskanej zwiększonej subwencji oświatowej (część, B pkt. 5c wzoru wniosku),
  4. ewentualnie informację o przyczynach niepozyskiwania ww. subwencji.

 

Przykładowe wypełnienie pól 5a, 5b, 5c wniosku winno wyglądać w sposób następujący:

5. W przypadku realizacji […] należy podać następujące informacje (dotyczy JST

5a. 5b. 5c.
21 uczniów 126 000 zł - zatrudnienie 1 asystenta edukacji romskiej (36 000 zł),
- zatrudnienie 1 nauczyciela wspomagającego edukację romską
(43 000 zł),
- zajęcia logopedyczne dla 10 dzieci pochodzenia romskiego
(5 000 zł),
- zajęcia wyrównawcze z matematyki, polskiego, biologii i chemii (19 000 zł),
- wycieczki szkolne, zielone szkoły (8 000 zł),
- prowadzenie dziecięcego zespołu romskiego (8 000 zł),
- prowadzenie dodatkowych zajęć informatycznych (4 000 zł),
- doposażenie świetlic środowiskowych działających przy szkołach (2 000 zł)
- kółko teatralne - udział 5 dzieci pochodzenia romskiego
SP nr YY 60 000 zł - zatrudnienie asystenta edukacji romskiej (36 000 zł),
- zajęcia wyrównawcze (11 000 zł),
- prowadzenie dziecięcego zespołu romskiego (8 000 zł),
- wycieczki szkolne, zielone szkoły (5 000 zł).

 

 

UWAGA:

Przez dodatkowe zadania edukacyjne dla uczniów pochodzenia romskiego należy rozumieć m.in.:

-         zatrudnianie asystentów edukacji romskiej i nauczycieli wspomagających edukację romską,

-         prowadzenie zajęć wyrównawczych oraz rewalidacyjnych (kompensacyjnych, korekcyjnych, dydaktyczno-wyrównawczych, psychoterapeutycznych, logopedycznych oraz innych zajęć wspomagających rozwój dziecka, zgodnie z indywidualnymi potrzebami uczniów),

-         organizację zajęć rozwijających oraz służących podtrzymywaniu tożsamości etnicznej uczniów romskich (np. języka romskiego, muzycznych, plastycznych, teatralnych, sportowych i innych),

-         organizowanie i finansowanie udziału uczniów romskich w zajęciach integracyjnych i socjalizacyjnych (np. wyjścia do kin, teatrów, muzeów, udział w wycieczkach, imprezach klasowych i szkolnych, turnusach rehabilitacyjnych i inne),

-         zatrudnienie instruktorów i opiekunów organizujących zajęcia dodatkowe dla uczniów romskich oraz prowadzących romskie zespoły folklorystyczne.

Finansowanie ww. dodatkowych zadań ze środków Programu na rzecz społeczności romskiej w Polsce jest możliwe wyłącznie w przypadku, gdy jednostki samorządu terytorialnego lub podległe im placówki wykażą i uzasadnią, że pozyskiwana zwiększona część oświatowa subwencji ogólnej jest niewystarczająca.

 

W części B, pkt. 6a, 6b i 6c wzoru wniosku należy wpisać liczbę osób objętych zadaniem, w tym ze społeczności romskiej oraz liczbę ze społeczności romskiej zaangażowanych przy realizacji zadania.

 

W rubryce „Uzasadnienie potrzeby realizacji projektu” (części B, pkt. 7 wzoru wniosku) należy dokonać diagnozy sytuacji, charakterystyki oraz analizy potrzeb społeczności objętej zadaniem oraz wskazać problemy, które chcemy rozwiązać itp.

 

W rubryce „Opis poszczególnych działań zaplanowanych w projekcie” (część B, pkt. 8 wzoru wniosku) należy zamieścić precyzyjny i wyczerpujący opis poszczególnych działań zaplanowanych w projekcie, odzwierciedlający i uzasadniający koszty zaproponowane w budżecie.

UWAGA:

-   Opis zadania powinien zawierać informację o ewentualnym zamiarze ubiegania się wnioskodawcy o środki z Europejskiego Funduszu Społecznego na lata 2007 - 2013, ze szczególnym uwzględnieniem planów wnioskodawcy dotyczących ubiegania się o środki z tzw. „komponentu romskiego”, wdrażanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Sugerowane jest, aby te działania, które w swoim zakresie mieszczą się w celach określonych przez komponent romski PO KL, a dotychczas finansowane były ze środków Programu - stały się podstawą wniosków przygotowywanych w ramach procedury „komponentu romskiego” PO KL.

-   Podając w opisie zadania wszystkie informacje istotne dla oceny wniosku nie należy używać zwrotu „około” (forma ta jest dopuszczalna wyłącznie w przypadku podawania liczby widzów imprez kulturalnych). Należy podawać konkretne dane.

 

Przykładowe opisanie działań zaplanowanych w projektach:

 

PROWADZENIE ŚWIETLICY ŚRODOWISKOWEJ

-         Informacja nt. zaplecza technicznego (np. ilość pokoi, metraż, sprzęt, którym dysponuje świetlica),

-         Informacja ile razy w tygodniu oraz w jakich godzinach świetlica jest czynna,

-         Informacja ile dzieci korzysta ze świetlicy, w tym ile dzieci pochodzenia romskiego,

-         Informacja nt. programu realizowanego w świetlicy (jakiego typu zajęcia są prowadzone, ile razy w tygodniu),

-         Informacja ilu nauczycieli/asystentów jest zatrudnionych, prowadzi zajęcia,

-         Informacja nt. efektów zadania (jeśli zadanie jest prowadzone kilka lat),

-         Dokładny opis działań, które mają być finansowane z dotacji.

 

EDUKACJA PRZEDSZKOLNA

-        Informacje ile dzieci objętych będzie wsparciem,

-        Informacja nt. wysokości opłaty stałej wynikającej z uchwały Rady Gminy oraz wysokości opłat za wyżywienie i zajęcia dodatkowe,

-        Informacje przez ile miesięcy dzieci będą uczęszczały do przedszkola (10/12).

 

WARSZTATY/DODATKOWE ZAJĘCIA

-         Informacja, z jaką częstotliwością zajęcia będą się odbywały,

-         Informacja nt. liczby i wieku osób uczęszczających w zajęciach,

-         Informacja nt. zakresu/programu zajęć,

-         Informacja nt. kompetencji osób prowadzących zajęcia.

 

KOLONIE/WYPOCZYNEK LETNI I ZIMOWY/WYCIECZKI

-         Informacja nt. planowanego czasu trwania wyjazdu (liczba dni),

-         Informacja nt. planowanego miejsca wyjazdu,

-         Informacja nt. liczby dzieci i młodzieży uczestniczącej w wypoczynku/wycieczce (w tym ile osób pochodzenia romskiego),

-         Informacja, w jaki sposób zostanie zapewniony transport,

-         Informacja nt. programu kolonii/wycieczek,

-         Informacja, nt. kryteriów, na podstawie których uczniowie zostaną zakwalifikowani do udziału w koloniach.

UWAGA:

-         Organizowanie wypoczynku dla dzieci i młodzieży musi być zgodne z przepisami rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 stycznia 1997 r. w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania (Dz. U. Nr 12 poz. 67, z późn. zm.)

 

DRUŻYNY SPORTOWE/ZESPOŁY MUZYCZNE I TANECZNE

-         Informacja nt. liczby dzieci i młodzieży oraz ich wieku,

-         Informacja nt. dokonań artystycznych lub sportowych (przekazanie materiałów prasowych, fotograficznych lub próbek nagrań dokumentujących dokonania zespołu lub drużyny),

-         Informacja nt. miejsca, w którym odbywają się próby lub treningi,

-         Informacja nt. kwalifikacji osób prowadzących zespół lub drużynę,

-         Informacja nt. sprzętu, jakim dysponuje zespół lub drużyna (np. stroje estradowe, stroje sportowe, instrumenty muzyczne).

 

KONKURSY I KONFERENCJE

-         Informacja nt. planowanego terminu spotkania oraz miejsca, w którym będzie się ono odbywało,

-         Program spotkania,

-         Szacowana liczba osób uczestniczących w spotkaniu,

-         W przypadku konkursów – regulamin konkursu, liczba i rodzaj nagród.

 

CENTRA PORAD PRAWNYCH I OBYWATELSKICH

-         Informacja nt. miejsca udzielania porad,

-         Informacja nt. częstotliwości udzielania porad (np. liczba godzin dyżurowych w tygodniu),

-         Informacja nt. kompetencji osób zaangażowanych w realizację zadania,

-         Jeśli zadanie stanowi kontynuację – liczna oraz rodzaj spraw prowadzonych przez centrum w latach ubiegłych.

 

SZKOLENIA/KURSY JĘZYKOWE/KURSY PODNOSZĄCE KWALIFIKACJE/KURSY PRAWO JAZDY

-        Wskazanie rodzaju kursu/szkolenia (np. prawo jazdy kat. C, D, szkolenie z obsługi kas fiskalnych, kurs języka angielskiego),

-        Informacja nt liczby godzin szkoleniowych,

-        Informacja nt. zakresu/programu kursu/szkolenia,

-        Wskazanie instytucji, która podjęłaby się organizacji kursu/szkolenia,

-        Informacja nt. kryteriów wyboru osób do udziału w kursie/szkoleniu.

 

ZADANIA FESTIWALOWE

-         Informacja nt. liczby dni oraz miejsca, w którym planuje się organizację imprezy,

-         Szacowana liczba odbiorców,

-         Ramowy program imprezy,

-         Krótka notka biograficzna nt. artystów zaproszonych do udziału w przedsięwzięciu,

-         W celu promowania prawdziwej kultury romskiej unikać należy prezentacji zespołów grających z playbecków. Każdy zespół uczestniczący w przedsięwzięciu ma obowiązek występu na żywo,

-         Informacja o poprzednich edycjach imprezy, o ile jest to zadanie realizowane po raz kolejny.

 

WYDAWANIE PUBLIKACJI KSIĄŻKOWYCH LUB PŁYTOWYCH

-         Syntetyczna informacja o treści planowanej publikacji,

-         Krótka notka o autorze/autorach wydawnictwa lub informacja o wykonawcy lub wykonawcach (w przypadku wydawnictw muzycznych),

-         Informacja nt. parametrów publikacji (szacowany nakład, format, publikacja w kolorze/czarno-biała, liczba stron, liczba utworów zamieszczonych na płycie itp.),

-         Informacja, w jaki sposób książka/płyta będzie dystrybuowana,

-         Przekazanie – w formie załącznika – próbek tekstów lub utworów.

 

ZADANIA REMONTOWE

-         Informacja nt. liczby osób zamieszkujących lokal,

-         Uzasadnienie wyboru mieszkania do remontu (sytuacja materialna i bytowa),

-         Informacja, czy remont lokalu był wykonywany w latach ubiegłych ze środków Programu,

-         Zakres zaplanowanych prac remontowych,

-         Dołączenie do wniosku dokumentacji fotograficznej.

UWAGA:

-         W przypadku zadań remontowych lub inwestycyjnych (zakup lub budowa lokali mieszkalnych) obok podstawowych informacji dotyczących liczby lokali mieszkalnych i zakresu proponowanych działań konieczne jest przedstawienie przez Wnioskodawcę informacji na temat liczby rodzin/osób proponowanych do objęcia wsparciem, a także syntetycznej informacji na temat sytuacji mieszkaniowej oraz materialnej (o ile to możliwe - istotna byłaby informacja o wysokości dochodu na członka rodziny) poszczególnych rodzin/osób uzasadniających konieczność udzielenia wsparcia tym osobom. We wniosku powinna się znaleźć również informacja nt. ewentualnego zadłużenia lokali mieszkalnych lub zaległości czynszowych. W celu przekazania ww. informacji należy wypełnić załącznik do wniosku w sprawie realizacji zadań Programu - zestawienie mieszkań/lokali przeznaczonych do remontu w ramach Programu (wzór zestawienia stanowi załącznik nr 2 do ww. Informacji). Ponadto, do formularza wniosku powinna zostać dołączona dokumentacja fotograficzna dotycząca zarówno mieszkań/budynków wskazanych do objęcia wsparciem, jak i prezentująca efekty działań remontowych/budowlanych prowadzonych w latach ubiegłych.

-         Należy pamiętać, że zadania z zakresu poprawy sytuacji mieszkaniowej powinny dotyczyć jedynie rodzin i osób mieszkających w bardzo trudnych warunkach, których poprawa jest działaniem niezbędnym i niecierpiącym zwłoki. Ponadto, osoby takie powinny gwarantować, że efekty działań poprawiających sytuację mieszkaniową będą trwałe (w przypadku najemców - Wnioskodawca powinien wziąć pod uwagę problem zagrożenia nakazami eksmisji). Ze środków Programu nie będą finansowane remonty i zakupy, których celem jest jedynie podniesienie standardu, a nie rozwiązanie istotnych, żywotnych problemów.

-         Przy wnioskach inwestycyjnych wymagany jest 10 % udział środków własnych lub pochodzących z innych źródeł.

 

W rubryce „Informacja nt. posiadanych zasobów rzeczowych i kadrowych zapewniających wykonanie zadania” (część B, pkt. 9 wzoru wniosku) Wnioskodawca powinien wyjaśnić czy posiada odpowiednie zasoby rzeczowe (np. sprzęt, instrumenty) i kadrowe do właściwej realizacji zadania. Należy przedstawić informacje o posiadanym sprzęcie i opisać kompetencje osób zaangażowanych w realizację zadania.

UWAGA:

-         W przypadku zadań, które wymagają finansowania ze środków Programu zatrudnienia osób wymagane jest opisanie stanowiska pracy (proponowanego zakresu obowiązków, wymiaru czasu pracy, podstawy zatrudnienia – umowa o pracę, o dzieło, zlecenia, kwoty za godzinę) oraz kwalifikacji i doświadczenia zawodowego (wykaz poprzednich miejsc pracy) tych osób.

 

W rubryce „Informacja czy Wnioskodawca planuje pobieranie opłat od adresatów zadania” (część B, pkt. 10 wzoru wniosku) Wnioskodawca powinien poinformować czy planuje pobieranie opłat od adresatów zadania, tj. od osób, na rzecz których dane zadanie ma być realizowane (np. sprzedaż wydawnictw, bilety i innego rodzaju odpłatny udział uczestników). O ile Wnioskodawca nie planuje pobierania opłat od adresatów zadania należy również umieścić w tej rubryce informacje o tym fakcie.

 

W rubryce „Informacja nt. miejsca, w którym w przypadku przyznania dotacji umieszczone zostanie logo Programu lub informacja o realizowaniu zadania dzięki dotacji Ministra Administracji i Cyfryzacji w ramach Programu na rzecz społeczności romskiej w Polsce (część B, pkt. 11 wzoru wniosku) należy wskazać planowane miejsce, w którym w przypadku przyznania dotacji umieszczone zostanie logo Programu lub odpowiedni zapis, np.:

-         w przypadku imprez artystycznych (koncerty, przeglądy, festiwale, festyny, konkursy muzyczne lub recytatorskie itp. - baner umieszczony na scenie, plakaty, zaproszenia, materiały promocyjne, strona internetowa Wnioskodawcy, informacja podawana w trakcie imprezy itp.),

-         w przypadku wsparcia zespołów artystycznych mniejszości romskiej – informacja umieszczona na wydawnictwach zespołu (plakaty, kasety, foldery itp.), informacja umieszczona na sali prób, strona internetowa zespołu, informacja podawana ustnie w trakcie koncertów,

-         w przypadku wydawania publikacji książkowych – druga strona okładki, strona tytułowa, materiały promocyjne związane z publikacją itp.),

-         w przypadku wydawania innego rodzaju wydawnictw (płyty, kasety, foldery, kalendarze) – okładka wydawnictwa, strona tytułowa, materiały promocyjne związane z wydawnictwem, strona internetowa itp.),

-         w przypadku dotacji na remonty – tablica umieszczona na obiekcie, materiały promocyjne, strona internetowa itp.

 

W rubryce „Realizacja zadania w poprzednim roku” (część B, pkt. 12 wzoru wniosku) należy wpisać liczbę osób objętych zadaniem, w tym ze społeczności romskiej oraz liczbę osób ze społeczności romskiej zaangażowanych przy realizacji zadania. Należy w krótkiej i zwięzłej formie opisać zrealizowane działania i cele osiągnięte w ramach zadania oraz wpisać kwotę wydatkowanych środków ogółem, w tym wydatkowanych środków z dotacji Programu na rzecz społeczności romskiej w Polsce.

UWAGA:

-         Część B, pkt. 12 wzoru wniosku wypełniają podmioty, które uczestniczyły w realizacji Programu na rzecz społeczności romskiej w Polsce w roku poprzedzającym rok, w którym składany jest wniosek oraz podmioty, które tożsame zadanie realizowały w poprzednim roku w ramach innych programów.

 

 

KALKULACJA PRZEWIDYWANYCH KOSZTÓW REALIZACJI ZADANIA

(CZĘŚĆ C WZORU WNIOSKU)

 

W części C, pkt. 1, 2 i 3 wzoru wniosku „Kalkulacja przewidywanych kosztów realizacji zadania” należy wpisać:

-         planowane środki, w tym wnioskowaną wysokość dotacji, środki własne, środki z innych źródeł (podmiot finansujący i wysokość środków),

-         klasyfikację budżetową właściwą dla planowanego zadania (dotyczy jednostek samorządu terytorialnego),

-         kosztorys zadania (możliwość wypełnienia w załączonym arkuszu Microsoft Excel)

UWAGA:

-         W rubryce „Planowane środki – wnioskowana wysokość dotacji” (część C, pkt. 1 wzoru wniosku) należy wpisać kwotę, o przyznanie której ubiega się Wnioskodawca. Należy zwrócić uwagę by kwota ta była tożsama z kwotą łączną wnioskowanej dotacji zapisaną w kosztorysie zadania.

-         W rubryce „Planowane środki – środki własne” (część C, pkt. 1 wzoru wniosku) należy podać kwotę środków finansowych (w zł), jaką Wnioskodawca planuje przeznaczyć na realizację danego zadania.

-         W rubryce „Planowane środki – środki z innych źródeł” (część C, pkt. 1 wzoru wniosku) należy wymienić inne niż Wnioskodawca i MAiC podmioty wspierające finansowo realizację danego zadania. Nazwę takiego podmiotu należy umieścić w polu „podmiot finansujący”, a kwotę (w zł), którą dany podmiot zamierza przeznaczyć na realizację zadania w polu „wysokość środków”.

 

Przykładowe wypełnienie rubryki „Kosztorys zadania” (część C, pkt. 3 wzoru wniosku) winno wyglądać w sposób następujący:

 

Przykładowe wypełnienie rubryki „Kosztorys zadania” (część C, pkt. 3 wzoru wniosku)

Lp.

rodzaj kosztów

inne dane ilościowe istotne dla oceny kosztorysu (sztuka, godzina, wymiar czasu, liczba umów, itp.)

koszt całkowity

w tym wnioskowana dotacja

środki własne lub
z innych źródeł

1.

Zakup 4 biurek

1 szt. - 98 zł

392 zł

392 zł

0

2.

Nauka gry na skrzypcach

umowa zlecenie

120 h, 30 zł/godz.

3600 zł

2000 zł

1600 zł

 

UWAGA:

-        Przy opisaniu zadania pod względem rachunkowym - przy kalkulacji kosztów (tam gdzie jest to możliwe należy podać je z podziałem na miesięczne wydatki).

-         W żadnych pozycjach kosztorysu zadania (część C, pkt. 3 wzoru wniosku) nie można umieszczać tzw. „otwartych katalogów kosztów” to znaczy zwrotów typu: „itp.”, „m.in.”.

-         W kosztorysie zadania w polu „Łączny koszt całkowity, w tym wnioskowana dotacja, środki własne lub z innych źródeł” (część C, pkt. 3 wzoru wniosku) nie należy podawać kwot z końcówkami groszowymi,

-         Wynikający z kosztorysu zadania „ Łączny koszt całkowity” (część C, pkt. 3 wzoru wniosku) powinien stanowić sumę kwot wykazanych w polach „wnioskowana wysokość dotacji”, „środki własne” i „środki z innych źródeł” rubryki „Planowane środki” (część C, pkt. 1 wzoru wniosku).

 

 

PIECZĘĆ I PODPIS OSOBY UPOWAŻNIONEJ

(CZĘŚĆ D WZORU WNIOSKU)

 

W przypadku zadań realizowanych przez jednostki samorządu terytorialnego lub jednostki podległe organom administracji publicznej lub przez nie nadzorowanych – pieczęć i podpis kierowników tych stowarzyszeń lub jednostek (np. dyrektorów szkół) oraz kierowników jednostek samorządu terytorialnego (np. wójtów burmistrzów). W przypadku zadań realizowanych przez organizacje pozarządowe – pieczęć i podpis osób uprawnionych do składania oświadczeń woli w imieniu Uczestnika, wskazanych w Krajowym Rejestrze Sądowym lub innych dokumentach potwierdzających status prawny Wnioskodawcy.

 

Przykłady:

-         w przypadku JST – Prezydent Burmistrz, Wójt/Starosta/Marszałek Województwa,

-         w przypadku jednostek prowadzonych przez JST (OPS, szkoły, domy kultury) – Prezydent, Burmistrz, Wójt/Starosta/Marszałek Województwa oraz dyrektor placówki,

-         w przypadku organizacji pozarządowych i innych podmiotów nie zaliczanych do sektora finansów publicznych – osoby wskazane w odpowiednim rejestrze lub ewidencji (np. KRS).

 

UWAGA:

-        Wnioskujący wypełniają pola białe wzoru wniosku.

-        Do wniosku należy dołączyć ważny 3 miesiące od daty wystawienia odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub inne dokumenty potwierdzające status prawny Wnioskodawcy i umocowanie prawne reprezentujących go osób (nie dotyczy jednostek samorządu terytorialnego)

-         Do wniosku o dotację na zadania remontowe lub inwestycyjne należy dołączyć zestawienie mieszkań/lokali przeznaczonych do remontu w ramach Programu na rzecz społeczności romskiej w Polsce (wzór zestawienia stanowi załącznik nr 2 do ww. Informacji). W przypadku obiektu zabytkowego wpisanego do rejestru zabytków – należy dołączyć pozwolenie budowlane, a w przypadku, gdy obiekt ujęty jest w ewidencji zabytków – opinia Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków.

-        Wszystkie załączniki powinny być dokumentami oryginalnymi lub poświadczonymi za zgodność z oryginałem.

-        Do każdego wniosku Wnioskodawca zobowiązany jest załączyć pełen komplet wymaganych załączników. Niedopuszczalna jest sytuacja, w której Wnioskodawca przesyła jeden komplet wymaganych załączników do kilku różnych wniosków.